Aufbewahrungspflicht

Bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um einen wichtigen Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht für Unternehmen, nach welcher diese bestimmte Daten, Belege (z. B. Rechnungen), Briefunterlagen (Handels- oder Geschäftsbriefe) sowie auch Bücher (z. B. Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse) und Arbeitsanweisungen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Entsprechend den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung dürfen alle Unterlagen – mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen – auf Bild- oder anderen Datenträgern (z. B. Disketten, CD-ROM, externe Festplatten, o. ä.) aufbewahrt werden. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass die Daten lesbar dargestellt werden können und mit anderen, in Papierform vorliegenden Unterlagen übereinstimmen. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass die jeweiligen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist immer verfügbar sind sowie lesbar gemacht werden können, um eine steuerrechtliche Auswertung zu ermöglichen.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 Abs. 4, in der Abgabenordnung (AO) sowie im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 b klar geregelt.
So gilt für sämtliche Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare, Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lageberichte und auch Arbeitsanweisungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für Geschäfts- und Handelsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente. Es gibt außerdem noch einige Unterlagen, die entsprechend dem Steuergesetz nur 2 Jahre aufbewahrt werden müssen (z. B. Rechnungen über grundstücksbezogene Leistungen durch Leistungsempfänger).

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer zum Ende des Kalenderjahres, in welchem die Unterlagen erstellt, ergänzt, empfangen, versendet oder erfasst worden sind.

Nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 des Einkommenssteuergesetzes müssen seit dem 18. September 2010 alle Steuerpflichtigen, deren positive Einkünfte (so genannte Überschusseinkünfte wie Einkünfte aus Vermietung oder Verpachtung, Einkünfte aus Kapitalvermögen und sonstige Einkünfte) im Kalenderjahr einen Betrag von 500.000 EUR übersteigen, sämtliche Nachweise zu den Überschusseinkünften sowie Werbungskosten für 6 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht in diesem Fällen beginnt in dem Kalenderjahr nach dem Jahr, in dem die Überschusseinkünfte 500.000 EUR überschritten haben. Bei Ehepaaren mit einer Zusammenveranlagung erfolgt die Feststellung der Pflicht anhand der Summen über die Einkünfte beider Ehegatten.


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